Vereinsmarketing: E-Mail

Umweltschonend, schnell, effektiv, aufmerksamkeitsstark… das alles ist E-Mail. Die E-Mail gehört heutzutage noch vor SMS, Chat, Internet-Telefonie und Video zu den bedeutungsvollsten und beliebtestes Anwendungen im Bereich des Online-Marketings.

Seit jeher gepredigt, aber dennoch von den wenigsten umgesetzt: das papierlose Büro. Gerade Vereine können, durch einen planvollen Umgang mit der elektronischen Post, Zeit und Kosten sparen. In vielen Fällen kann heutzutage auf den Brief oder den Ausdruck von Unterlagen verzichtet werden. Dank der elektronischen Signatur können sogar rechtskräftige Rechnungen per E-Mail verschickt werden.

Vergleich E-Mail und Brief

E-Mail Brief
Sofortige Zustellung Zustellung nach 1-3 Tagen
Kostenlos ab 55 Cent
Umweltschonend Verbrauch von Papier
Beliebig lang je mehr, desto schwerer, desto teurer
Multimedial (Einbindung von Videos und Links) Monomedial (nur Text und Bilder)
Keine Haptik, kann unpersönlich wirken Haptik, dadurch höhere persönliche Wirkung
Kann in der Masse untergehen Wird so gut wie immer geöffnet

Haltet Eure Mitglieder auf dem Laufenden

„Man kann nicht nicht kommunizieren“, wie einst Paul Watzlawick sagte. Eine nicht verschickte E-Mail lässt ebenso Assoziationen zu, wie eine verschickte E-Mail. Doch was kommt bei den Vereinsmitgliedern wohl besser an?

Kommunikation ist wichtig, gerade im Verein, in welchem eine vertrauensvolle und regelmäßige Verständigung geschätzt und gefordert wird. Für Vereinsmitglieder, welche regelmäßig, zweimal die Woche zum Training kommen – kein Problem. Doch zu einem Verein gehören auch Ehemalige, Ehrenamtliche, Verletzte und Umgezogene. Meist ist die Anzahl der Menschen, welche ihren Verein im Herzen treu zur Seite stehen aber dennoch nicht am Training teilnehmen können, nicht zu unterschätzen.

Diesen Personenkreis gilt es, weiterhin an den Verein zu binden und über das Vereinsleben zu informieren. Das geht am schnellsten und einfachsten über den regelmäßigen Versand von E-Mails, sogenannten Newsletter. In diesem kann alles stehen, was die aktiven und inaktiven Mitglieder interessieren könnte: Wettkampfergebnisse, Termine, Erfolge, Ereignisse, Veranstaltungen usw.

Diese regelmäßige Kommunikation über den Versand von Briefen zu führen, kann für einen Verein sehr kostspielig und zeitaufwendig werden. Der Brief besitzt allerdings einen Vorteil: er wirkt sehr persönlich. Es spricht also nichts dagegen, z.B. eine Einladung zu einer besonderen Veranstaltung per Briefpost zu verschicken. Hingegen bei regelmäßig stattfindenden Vereinssitzungen kann getrost auf die E-Mail zurückgegriffen werden.

Worauf man achten sollte

Zeitpunkt

„Die richtige Mail zur richtigen Zeit!“ – so ist es schon fast ein Grundsatz, dass Informations-Mails nicht am Freitag oder über das Wochenende verschickt werden sollten. Die meisten Menschen lesen Ihre Mails erst wieder am Montag, was bedeutet: volles Postfach, keine Zeit, viel Stress. Die Gefahr, in der Masse unterzugehen ist zu diesem Zeitpunkt am größten.

Relevanz schaffen

  • Gibt es einen Anlass für die Mail?
  • Vertrauen schaffen (Absender darf nicht verschlüsselt sein)
  • Betreff, worum geht es (Hier fällt meist die Öffnungsentscheidung)
  • Aufbau, Gestaltung, Umfang

Die Entscheidung, ob eine E-Mail geöffnet wird, fällt blitzschnell in den ersten Sekunden. Zwei Hauptkriterien entscheiden über Lesen oder Löschen:

  1. Ist der Absender jemand, der mir immer wieder etwas Nützliches sendet?
  2. Klingt der Betreff so interessant, dass sich das Öffnen auch diesmal lohnt?

Tipps für den Betreff

  • Kurz und prägnant – das Wichtigste zusammenfassen
  • 50 Zeichen sollten reichen
  • Schlüsselworte nach vorne
  • Konkret statt allgemein
  • Persönlich ansprechen
  • Erwartungen erfüllen (Was in der Betreffzeile steht, sollte auch wirklich Inhalt sein)

Fazit

Der Versand von E-Mails sollte dem klassischen Briefversand in vielerlei Hinsicht vorgezogen werden. Die umfangreichen Möglichkeiten sowie die geringen Kosten stehen hierbei klar im Focus und bieten dem Verein einen effektiven Weg all seine Mitglieder zu erreichen.




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